「この作業の目的はなんですか」と質問してちゃんと返答があったことがあるか
こんにちは。yukaponです。
指示された作業の目的が明確ではないときに、私がしていることを共有します。
やっている人も多いと思いますが以下のことです。
① 既に明確であることを整理する
② 曖昧なことを整理する
③ 曖昧なことの中で少し自分でググれば、誰かに聞けば、自分でシステムを動かせばわかりそうなことは自分で調べる。
④ 指示内容を一度脇に置いておいて、自分で次にすべきことを整理する
⑤ ④で整理した内容を指示者に返す
※特に指示と一緒に期限を言われていない場合、指示をしている本人も、指示したことを忘れていたり、なんでこんな指示をしたんだっけとなっている場合がほとんど
指示をしてきた人に「この作業の目的はなんですか」と質問してちゃんと返答がありますか。
私の経験ではほとんどないです。
指示をしてきた人に質問しても、もごもご返されるか、煙に巻いたよくわからない返答があるか、無視されるかでした。
指示をしてきた上の人に質問しても同じような反応です。
そのまた上に質問しても大体同じような反応です。逆に質問を返されます。現場を常に見ているわけではないので、指示を出すために把握しようとします。
ほとんどの場合、上司も考えが煮詰まっていない、現場のことが把握できないままなんとなくで指示を出していることが多いです。
なぜこうなるのか。
この記事を読んでくださる方の職場はわかりませんが、私の職場では、指示を出すのは大体、プロジェクトリーダーかプロジェクトマネージャーです。
彼らはお客様への説明資料作成やシステムの設定など手を動かす作業をタスクとして抱えており、かつ契約書類作成などの事務作業、監査対応、上司への報告で追われています。
なので上の人間から言われたことや、お客様から言われたことを、ブレイクダウンする時間も余裕もないまま下に流すしかありません。
余談ですが手が回らなすぎて、WBSも課題管理表がいつのまにかほったらかしにされているプロジェクトも多いのではないでしょうか。
上の人たちに文句を言っても不毛です。何も変わりません。イライラが募るだけでした。
なので曖昧な指示がきたときはこのように対処することにしました。
① 既に明確であることを整理する
・何のシステムを導入するプロジェクトか
・システムの仕様
・システムのマニュアル
・現在のシステムの設定
・現在のシステムの設定でできること
・検証環境があるかどうか
・プロジェクトに関わる人
・プロジェクトに関わる人がそれぞれ何をするのか(これも曖昧なことが多いですが)
② 曖昧なことを整理する
・課題と認識していることが何か
・誰がどう困るのか
・システムを操作してみないとわからない事項
③ 曖昧なことの中で少し自分でググれば、誰かに聞けば、自分でシステムを動かせばわかりそうなことは自分で調べる。
④ 指示内容を一度外に置いておいて、次にすべきことを整理する
⑤ ④で整理した内容を指示者に返す
整理した内容の中に作業内容があれば、その作業内容を実施していいかの判断をもらいます。
こちらの記事に書いてあるのですが、上の立場の人からの
依頼が2回目、3回目に繰り返されると、相手が相当重要視しているという事柄になる
は私も感じています。
3年目ぐらいまでの若手社員が陥りやすいことに、先輩や上司から指示されたことをそのままやろうとすることがあります。
本当にその指示をする必要があるのだろうか、から考えた方がいいと思います。
繰り返しになりますが、上司もなんでこんな指示したんだっけとなっている場合が多々あります。
特に指示と一緒に期限を言われていない場合、指示をしている本人も、指示したことを忘れている場合、更に上からきた指示を下にそのまま流している場合がほとんどです。
ただし、指示を出した人に「この作業をする必要があるんですか。」と聞き返すことはしないほうがいいです。なぜなら答えは返ってこないから。それに「なんだこいつ」と反応されると思います。私もムッとします。
自分で指示に関連する情報を整理して、「こちらをやったほうがいいと思うのでこちらをします」とか、指示を出してきた人以外と連携をしたほうが仕事が進むことが多々あります。
関わる人間が多いプロジェクトはサッカーに似ていると思います。パスがきたら、パスをしてきた人に返すより、他のメンバーにパスを回したほうが良い場合が多々あるのではないでしょうか。
プロジェクト間のコミュニケーションはテニスと違って必ず相手のコートに返す必要はないですし、相手が打ち返せないボールを返す必要もありません。
周囲と情報交換して、自分への指示は自分で出す、というのが、結局ストレスが溜まりにくいのかなと思います。
言葉にできていない部分がまだまだあると思うのでこのことについてはまた書き直したいと思います。
ここまで読んでくださりありがとうございました。
